Ausgabe 1/2010:

GEMEINSAM STARK – DAS

GEMEINSAM STARK – DAS iGZ-TEAM STELLT SICH VOR ANNETTE MESSING – SEMINARE UND WEITERBILDUNG serie Wenn Annette Messing morgens um 8 Uhr ins Büro kommt, leuchtet ihr meistens schon das blinkende Lämpchen am Telefon entgegen. Ein iGZ-Mitglied möchte Auskunft über ein Rechtsseminar haben – und wird kompetent bedient. Seit 2005 dirigiert die 52-jährige das Referat Weiterbildung im iGZ und kümmert sich zudem um die Finanzen des Verbandes. Doch die Münsteranerin, die ursprünglich ein Lehramtsstudium für die Gymnasialstufe und anschließend eine kaufmännische Lehre absolvierte, beantwortet nicht nur Fragen zu Weiterbildungsmaßnahmen: „Zur Planung von Seminaren gehört auch die Absprache der Inhalte mit den Dozenten“, nennt sie ein Beispiel der täglich anfallenden Arbeiten. Eine gewaltige Aufgabe – das aktuelle Halbjahres- Seminarprogramm des iGZ umfasst rund 30 verschiedene Angebote, die mehrmals in ganz Deutschland stattfinden. Um das Programm möglichst attraktiv zu gestalten, nimmt die Münsteranerin, die seit 2003 („damals als Mädchen für alles“) für den iGZ tätig ist, regelmäßig auch Alternativen unter die Lupe: „Die Themen der Zeitarbeit sind recht speziell, und es gibt nicht viele Referenten, die auch praxisnah unterrichten können“, weiß Annette Messing aus Erfahrung. Daher habe der iGZ auch mehrere Dozenten, die schon viele Jahre dabei seien. Zunächst einmal sichte sie die Seminar-Inhalte, die ihr die Referenten vorab zuschicken. „In gemeinsamer Absprache erfolgt dann die Festlegung von Orten, Zeiten und Anzahl der Veranstaltungen und abschließend wird ein Vertrag geschlossen“, zeichnet sie ihr Aufgabenfeld nach. Für den nächsten Schritt ist ebenfalls Teamwork gefragt – gemeinsam mit Ina Knetkies und einer studentischen Hilfskraft plant Annette Messing dann den Ablauf, sucht passende Veranstaltungsorte, meist Hotels, und leitet das Anmeldeverfahren ein. Melden sich genug Interessierte, wird der Vertrag mit dem Veranstaltungshotel unterschrieben. „Uns stehen mehrere Wege zur Werbung für die Seminare offen“, erläutert die Referatschefin. Mögliche Seminarteilnehmer werden via Werbemails, Internet und den wöchentlichen iGZ-Newsletter über die Seminare informiert. Zweimal pro Jahr erstellt Annette Messing, die ihre berufliche Karriere in der Verwaltung einer münsterschen Pflegeeinrichtung begann, außerdem ein gedrucktes Seminarprogramm, in dem das Angebot ausführlich beschrieben wird. „Gerne genutzt“ wird laut Messing inzwischen auch die Möglichkeit, sich über die Internetseiten des iGZ direkt online für die Seminare anzumelden. Das Buchungsverfahren, also Bestätigung und Rechnung, wird ebenfalls elektronisch über die Software Alpha Office erledigt. Dann wartet auf Annette Messing der praktische Teil des Alltags: Seminarmappen müssen gepackt werden, es gilt Namensschilder zu drucken, und die Urkunden für die Teilnehmer warten auf Beschriftung. Ist das Seminar schließlich gelaufen, ist damit noch lange nicht Schluss – die von den Teilnehmern ausgefüllten Feedbackbögen müssen ausgewertet werden. „Die Auswertungen fließen in die nächste Seminarplanung ein. Wir greifen sowohl Themenanregungen, als auch Ideen zum Veranstaltungsort auf. Auch nehme ich wieder Kontakt mit den Dozenten auf, die mir ihre Eindrücke schildern, um eventuell das Angebot damit weiter zu optimieren“, verweist sie auf den weiteren Verlauf. Annette Messing versucht möglichst oft, selbst an den Seminaren teilzunehmen, um direkten Kontakt zu den Seminarteilnehmern zu haben – „viele Fragen“, weiß sie „kann man im persönlichen Gespräch direkt vor Ort viel besser klären“. Leider fehle ihr oft die Zeit, zu einem Seminar zu fahren – wen wundert’s … DIN EN ISO 9001 – hinter dieser streng nüchternen Bezeichnung verbirgt sich für Annette Messing, Leiterin des iGZ- Referats Weiterbildung, derzeit fast ein Zweitjob. Rund ein halbes Jahr – mit zahlreichen Nachtschichten und Wochenenddiensten – wird es am Ende gedauert haben, bis der iGZ die Qualitätsmanagement-Zertifizierung für den Seminarbereich in Händen halten wird. Seit Dezember 2009 schreibt sie an einem Handbuch, dass für die Zertifizierung erstellt werden muss. „Das Qualitätsmanagement muss dokumentiert werden. Unter anderem sind die Prozessabläufe zu beschreiben, und wir haben die Qualität der Dienstleistung zu sichten und gegebenenfalls auch zu verbessern“, beschreibt Annette Messing die Aufgabenstellung. Für eine Qualifizierung als Weiterbildungsträger gelte es, einheitliche Strukturen im Seminarbetrieb zu haben sowie auch Fehler und Kritiken transparent darzustellen und natürlich entsprechend zu wandeln. Qualitätsmanagement, so die Expertin, bedeute ständige Überwachung, Analyse und Messung zur allgemeinen externen und internen Darstellung: „Damit wird vor allem die Übersichtlichkeit der Prozessabläufe gewährleistet.“ Ende April, schätzt Annette Messing, werden die Arbeiten für die Zertifizierung abgeschlossen sein. Damit einhergehen wird zudem die Zertifizierung des Lehrgangs „Vertriebsdisposition“, der im zweiten Halbjahr 2010 starten wird. Der Lehrgang gliedert sich in Personal / Rekrutierung und Vertrieb / Marketing mit insgesamt acht Modulen, die sowohl einzeln, als auch als Gesamtpaket gebucht werden können. Zertifikate werden nach erfolgreicher Teilnahme – je nach Buchung – für die einzelnen Module oder für das Gesamtpaket ausgestellt. Mit der Bescheinigung für das Qualitätsmanagement, freut sich Annette Messing, hat der iGZ dann auch eine schriftliche Bestätigung für das hohe Niveau seines Seminarbetriebes – das ist allerdings kein Grund, die Hände in den Schoß zu legen: Die Voraussetzungen für die Zertifizierung müssen regelmäßig dokumentiert werden, denn die Prüfung für die DIN EN ISO 9001 wird jedes Jahr wiederholt. Eine Qualitätsmanagementnorm beschreibt, welchen Anforderungen das Management eines Unternehmens genügen muss, um einem bestimmten Standard bei der Umsetzung des Qualitätsmanagements zu entsprechen, und kann sowohl informativ für die Umsetzung innerhalb eines Unternehmens als auch zum Nachweis bestimmter Standards gegenüber Dritten dienen. DIN EN ISO 9001 legt die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) für den Fall fest, dass eine Organisation ihre Fähigkeit darlegen muss Produkte bereitzustellen, welche die Anforderungen der Kunden und allfällige behördliche Anforderungen erfüllen, und anstrebt, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Die acht Grundsätze des Qualitätsmanagements: 1. Kundenorientierung 2. Verantwortlichkeit der Führung 3. Einbeziehung der beteiligten Personen 4. Prozessorientierter Ansatz 5. Systemorientierter Managementansatz 6. Kontinuierliche Verbesserung 7. Sachbezogener Entscheidungsfindungsansatz 8. Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen Nutzen 18 19