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Z direkt! Ausgabe 1/2013

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Z direkt! Über uns 22 23 Über uns Z direkt! A bis Z BABYSITTER CATERING EINLADUNG HOTEL IMPROVISIEREN KONGRESS LOCATION MODERATION NAMENSSCHILDER PLANEN REFERENTEN TEILNEHMER VERANSTALTUNG Straff und professionell organisiert, außerordentlich gut besucht und reibungslos im Ablauf: Die iGZ-Veranstaltungen gehören seit vielen Jahren zur Champions League der Verbandskongresse. Zu verdanken ist das dem Team des iGZ-Referats Veranstaltungen, Referatsleiterin Kirsten Redeker und Katharina Letterhaus. „Alles von A bis Z durchplanen, aber auch bei Bedarf improvisieren und Unwägbarkeiten meistern,“ sehen beide als die Herausforderungen, denen sie sich gerne stellen. „Besonders die Organisation größerer Veranstaltungen reizt mich“, gesteht Katharina Letterhaus, die seit Oktober 2012 für den iGZ im Einsatz ist. Ein unbeschriebenes Blatt in Sachen Veranstaltungen war die 29-Jährige auch schon vorher nicht: Nach ihrem Studium zur Diplom-Regionalwissenschaftlerin in Münster und den Niederlanden ging sie 2009 nach Berlin und nahm dort ihre Tätigkeit als wissenschaftliche Mitarbeiterin im Büro von MdB Karl Schiewerling (CDU) auf. „In Berlin und in Schiewerlings Wahlkreis habe ich dann regelmäßig Veranstaltungen wie beispielsweise die ,Bürgerdialoge´ organisiert“, erläutert Letterhaus ihre frühere Arbeit. Außerdem habe sie zu Bürgeranfragen recherchiert und diese auch beantwortet. „Uns war der iGZ natürlich bekannt, weil Karl Schiewerling arbeitsmarkt- und sozialpolitischer Sprecher der CDU/CSU- Bundestagsfraktion ist und der iGZ in Berlin eine sehr gute Lobbyarbeit macht“, erinnert sich die Münsteranerin. Daher habe sie auch von der Stellenausschreibung für den Bereich Veranstaltungsmanagement erfahren. So waren es denn der Reiz der neuen Aufgabe und der Ruf der Heimat, die sie sich beim iGZ bewerben ließen. „Langeweile gibt´s hier garantiert nicht“, freut sie sich und erklärt, warum das so ist: „Zunächst einmal müssen wir überhaupt erst einen passenden Veranstaltungsort finden, der zu unserem Termin zur Verfügung steht. Dann besichtigen wir die Location vor Ort“, erläutert die Expertin. Nicht vergessen werden dürfe im Anschluss außerdem die Reservierung von Zimmerkontingenten in den Hotels. Geprüft werde natürlich, ob die üblichen Standards und die Voraussetzungen für eine iGZ-Veranstaltung erfüllt sind. „In Teamwork wird im iGZ das Programm erstellt, und es werden passende Referenten gesucht und angeschrieben.“ Für den Termin muss zudem das Catering ausgewählt und bestellt werden. Das Veranstaltungsduo steht dabei unter Stress, denn die Vorbereitungen müssen gründlichst erledigt werden, damit ein Kongress reibungslos abläuft. „Da gehört es auch schon mal dazu, dass wir für eine Referentin als Babysitter für ihr Kind einspringen, während sie den Vortrag hält“, schmunzelt Katharina Letterhaus. Aber es gilt auch, bei Kongressen rund 7.000 Einladungen an die Mitglieder, Schulen, Institutionen, Verbände und Politiker herauszuschicken – danach müssen alle Anmeldungen genauestens registriert werden, denn das Referat ist auch dafür zuständig, die Namensschilder für alle Teilnehmer zu erstellen. Wenn der große Tag naht, werden die teilnehmenden hauptamtlichen iGZ-Mitarbeiter und die studentischen Hilfskräfte gebrieft, das benötigte Material wird zusammengepackt und in einen Transporter verfrachtet. „Vor Ort wird alles aufgebaut und anhand einer Liste nochmals gecheckt, ob das Kontingent vollständig ist“, verweist Letterhaus auf das Procedere. Bei einigen Veranstaltungen werde auch ein Vorabendprogramm angeboten: „In diesem Falle organisieren wir interessante Stadtführungen oder ein gemeinsames Abendessen für die Teilnehmer.“ Während der Veranstaltung selbst agieren beide eher im Hintergrund, assistieren den Moderatoren und kümmern sich zum Beispiel darum, dass Gäste auf der Bühne rechtzeitig ihr kleines Dankeschön bekommen. Danach stehen Abbau und Rückfahrt auf dem Programm. „In Münster wird die jeweilige Veranstaltung nachbereitet. Wir schauen etwa nach, wie viele Nichtmitglieder teilgenommen haben, um sie nochmals anzuschreiben“, erklärt die Diplom-Regionalwissenschaftlerin den weiteren Ablauf. Rund 100 Veranstaltungen vom Bundeskongress über Regionalkreisleiter- und Mitgliedertreffen bis hin zu Stammtischen hat das Referat pro Jahr durchschnittlich Anzeigen zu bewältigen. „Persönlicher Kontakt zu den iGZ-Mitgliedern und zu den Veranstaltungsstätten, den Verband zu vertreten und die Zusammenarbeit mit Kirsten Redeker, die einen sehr großen Erfahrungsschatz hat, machen für mich den besonderen Reiz dieser Arbeit aus. Und wenn eine Veranstaltung dann gut und professionell abläuft, ist das eine echte Belohnung für mich“, ist Katharina Letterhaus von ihrer Tätigkeit begeistert. I Wolfram Linke Kontakt zum iGZ- Hauptamt

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