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Z direkt! 04-2017

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Z direkt! § Recht direkt! Recht direkt! § Z direkt! Neue Grundverordnung tritt 2018 in Kraft Datenschutz ernst nehmen Ab dem 25. Mai 2018 müssen die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vollständig umgesetzt sein. Für Unternehmen, die bereits Datenschutzkonzepte umgesetzt und etabliert haben, besteht zwar zunächst kein Grund zu ernster Sorge. Es ist aber an der Zeit, sich mit den Neuerungen auseinanderzusetzen und Verfahrensabläufe bei Bedarf anzupassen. Verstöße gegen Datenschutzvorschriften können empfindliche Geldbußen oder auch Freiheitsstrafen nach sich ziehen. Auch die Überwachung der Vorschriften durch die Aufsichtsbehörden ist nunmehr durch die DSGVO vorgeschrieben. Die nachfolgenden Ausführungen sollen nur der Sensibilisierung für das Thema dienen. Eine umfassende Darstellung aller Vorgaben ist in diesem Umfang nicht möglich. Schutz von Bewerberdaten Es liegt in der Natur der Sache, dass gerade Personaldienstleister mit großen Mengen personenbezogener Daten umgehen müssen. Diese Daten werden von den Betroffenen freiwillig übermittelt. Allerdings besteht auch die Möglichkeit weiterer Informationsbeschaffung über das Internet. Auch wenn diese Daten öffentlich sichtbar sein sollten, ist die Erhebung und Verarbeitung nicht ohne Weiteres erlaubt. Datenschutzgrundsätze Bereits umgesetzte Datenschutzkonzepte müssen § weiter beachtet und vollzogen werden. Dazu zählt die Rechtmäßigkeit, Transparenz sowie eine Datenverarbeitung nach Treu und Glauben. Die Daten sind gegen Verlust und unbefugte Verarbeitung zu schützen. Alle Prozesse müssen gegebenenfalls nachvollziehbar oder sogar beweisbar sein, zum Beispiel Datenlöschung. Die Beweislast liegt jeweils beim Arbeitgeber. § Einwilligung Die Datenerhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist grundsätzlich nur unter gewissen Ausnahmetatbeständen möglich. Dazu bedarf es immer der gesetzlichen Genehmigung oder einer Einwilligung durch den Betroffenen. Solche Einwilligungen können ausdrücklich oder stillschweigend erteilt werden. Eine ausdrückliche Einwilligung ist bei besonders sensiblen Daten zwingend erforderlich. Es versteht sich allerdings von selbst, dass im Bewerbungsverfahren keinerlei Informationen über Gesundheitszustand, politische Tätigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung und ähnliches erhoben und verarbeitet werden. Zweckbindung und Datensparsamkeit wandtschaft, Lichtbilder, digitalisierte Unterschriften). Hierfür bedürfte es dann einer ausdrücklichen Einwilligung durch den Betroffenen. Der Zweck muss dem Betroffenen im Vorfeld mitgeteilt werden. Selbst bei einer Einwilligung dürfen aber nicht alle Daten erhoben werden. Es muss dabei immer wieder hinterfragt werden, ob die Daten für die angedachte Zweckerreichung erforderlich sind. Löschung § Nach Zweckerreichung, wie etwa dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens, müssen die Daten gelöscht oder gesperrt werden. Sollen die Daten für mögliche zukünftige Bewerbungsverfahren weiterhin gespeichert werden, muss eine gesonderte Einwilligung dafür vorliegen. Die Einwilligung sollte dann für sämtliche herausgegebenen Daten erfolgen. Sonst müsste hinterfragt werden, welche Daten in der Bewerberdatenbank für die zukünftige Kontaktaufnahme tatsächlich erforderlich sind. Die Gründe für eine Ablehnung des Bewerbers dürfen jedoch nicht gespeichert werden. Ansprüche nach AGG § Werden die Daten von abgelehnten Bewerbern endgültig gelöscht, sollte beachtet werden, dass eventuell noch Daten zur Abwehr von möglichen Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (AGG) benötigt werden. Diese Ansprüche verjähren erst nach zwei Monaten nach Kenntnis durch den Betroffenen. Dieser Umstand sollte auch beachtet werden, wenn der abgelehnte Bewerber die Löschung der Daten und den Nachweis darüber verlangt. Umsetzung Der iGZ wird demnächst Musterformulierungen und Arbeitshilfen zur Umsetzung der DSGVO veröffentlichen. Für die Einhaltung der Vorgaben bleibt jedoch jedes Unternehmen selbst verantwortlich. Es empfiehlt sich, die angedachten Maßnahmen deutlich und nachvollziehbar zu dokumentieren. Das sollte auch vor dem Hintergrund erfolgen, dass für die Datenverarbeitung künftig von jedem Unternehmen eine schriftliche Datenschutzfolgeabschätzung erfolgen muss. Soweit für das Bewerbungsverfahren Software eingesetzt wurde, unterstützen die Anbieter bei der Umsetzung der DSGVO. Fazit § Die Vorgaben der DSGVO auch in Bezug auf Bewerberdaten müssen ernst genommen werden. Es ist ab sofort nachweisbar darzulegen, welche Daten für welchen Zweck erhoben und gespeichert werden. Nicht mehr benötigte Daten sind zu löschen. Wer sicher gehen möchte, dass der Bewerber mit der Datenverarbeitung einverstanden ist, kann schon bei der Stellenausschreibung auf den Datenschutz hinweisen. Olaf Dreßen § Löschungsfristen beachten § Während die Stammdaten der Bestandsmitarbeiter überwiegend relativ unkritisch in der Behandlung sind, gibt es für den Umgang mit Bewerberdaten erhöhte Anforderungen. Insbesondere gilt das auch vor dem Hintergrund, dass Bewerber regelmäßig auf ein Anforderungsprofil des Kundenunternehmens hin ausgesucht und eingestellt werden. Die erhobenen Daten werden daher häufig auch an Dritte weitergegeben. Letztlich sind die Daten von abgelehnten Bewerbern begehrt, wenn die zukünftige Möglichkeit einer Beschäftigung besteht. Hier sind entsprechende Löschungsfristen zu beachten. Daten dürfen nur für genau vorher bestimmte Zwecke (etwa die Vertragserfüllung) erhoben und verarbeitet werden. Die Stammdaten der Bestandsmitarbeiter werden zur Vertragsabwicklung gebraucht und gelten somit als zweckgebunden. Eine ausdrückliche Einwilligung ist hier entbehrlich. Werden Daten von Betroffenen für einen bestimmten Zweck mitgeteilt (Erfüllung des Arbeitsvertrags), kann davon ausgegangen § werden, dass diese Daten auch zweckentsprechend verwendet werden dürfen. Eine ausdrückliche Einwilligung muss dann nicht vorliegen. Zu beachten ist jedoch, dass häufig auch Daten erhoben werden, die nicht zwingend zur Zweckerreichung benötigt werden (Hobbys, Führungszeugnisse, Daten von Familie/Ver- ERP-Lösung für Personaldienstleister ganzheitlich integrativ produktiv Anzeige Auf der sicheren Seite AÜG-Novelle Equal Pay 6 www.timejob.de ein Produkt der

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