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Z direkt 01-2017

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Z direkt! Titelthema Titelthema Z direkt! Voller Einsatz bei der Organisation des iGZ-Bundeskongresses Hier ist Teamwork gefragt „Rechts und links des Rednerpults würden dann zwei Banner hängen, die allerdings sehr lang und sehr schmal wären.“ Gebannt lauscht das iGZ-Team den Erklärungen der Agentur, die für die Ausstattung des iGZ-Bundeskongresses zuständig ist. Der ehemalige Bundestag in Bonn soll es diesmal sein – eine echte logistische wie auch gestalterische Herausforderung, denn die Architektur lässt nicht viel Spielraum zu. Kreativität ist also gefragt. Und Organisationstalent. Rund 500 Teilnehmer – Gäste, Referenten und Medienvertreter – müssen betreut werden. Bis es überhaupt so weit ist, gilt es aber zunächst erst einmal, Referenten, Gastredner, Hotelzimmerkontingente und eine passende Kongressörtlichkeit zu finden. Aufgaben, die das iGZ-Referat Veranstaltungsmanagement routiniert erledigt. Dazu gehört unter anderem stundenlanges Telefonieren – ein guter Preis für die Hotelzimmer will ebenso ausgehandelt sein wie realistische Konditionen für den kompletten iGZ-Bundeskongress. Referenten anfragen Noch schwieriger wird´s bei den Gastrednern. Im großen Kreis der iGZ-Kollegen wird diskutiert, wer aktuell überhaupt etwas zur Zeitarbeit zu sagen hat, welche Themen interessieren und wer auch noch einen gewissen „Promi-Effekt“ hat. Absagen gehören dabei zum Organisationsalltag – selbst Politiker sind auch mal ein Jahr im Voraus terminlich vollkommen ausgebucht. Deshalb gilt: Nach dem Kongress ist vor dem Kongress – unmittelbar nach Ende eines Bundeskongresses beginnt für Kirsten Redeker und Bettina Richter aus dem iGZ-Referat Veranstaltungsmanagement bereits die Planung für den nächsten Kongress. Optische Umsetzung des Mottos Parallel dazu formt sich das Bild zur Veranstaltung – die iGZ-Marketingabteilung greift die Anregungen der Kollegenschar auf und setzt die Inhalte optisch Eine Skizze zeigt die Ideen der Agentur für die Gestaltung des ehemaligen Plenarsaals in Bonn. um. In referatsübergreifenden Besprechungen wird gemeinsam nach einem Motto gesucht – gar nicht so einfach, umfangreiche Themen in einem Slogan zusammenzufassen. Doch am Ende steht immer ein Ergebnis. Bei der optischen Umsetzung wird die Agentur unterstützend aktiv. Impulse werden gesammelt und schließlich in einer letzten Konferenz zu einer optischen Linie konzentriert. Zur wiederkehrenden Marke ist inzwischen der Video-Einspieler zur Begrüßung der Teilnehmer geworden. Er wird jedes Jahr aufwändig neu erstellt – natürlich passend zum aktuellen Motto des Bundeskongresses. Eigenen Internetauftritt kreieren Die Vorgaben sind festgezurrt, jetzt geht´s auch im iGZ-Hauptamt an die Praxis. Die Marketingabteilung gestaltet den Einladungsflyer, sammelt die Vorträge und Viten der Referenten für die Tagungsmappen. Nach und nach wächst zudem eine Powerpoint-Präsentation, die den reibungslosen Ablauf der Beiträge gewährleisten wird. Ein Safe-thedate entsteht, das die 3.300 iGZ-Mitglieder frühzeitig über den Termin informiert, und via Mitgliederinfo werden Hotelkontingente verschickt. Die Presseabteilung kreiert einen eigenen Internetauftritt für den iGZ-Bundeskongress in Bonn. Menüpunkte werden mit Inhalten gefüllt, und eine Unterseite wird programmiert, auf der sich Interessierte online für den Kongress anmelden können. Mitgliederversammlung mit Wahlen Doch nicht nur der Bundeskongress steht auf der Todo-Liste des Interessenverbandes: Vorab gilt es, eine Mitgliederversammlung zu organisieren. Diese Veranstaltung verursacht ebenfalls erheblichen Aufwand, denn es stehen Neuwahlen zum Bundesvorstand und zur Tarifkommission auf der Agenda. Vorab können sich die Mitglieder dafür bewerben. Es wird geprüft, ob die Bewerbung satzungsgemäß ist. Anschließend müssen die Lebensläufe mitsamt Fotos in die Mappen, und Stimmkarten werden erstellt. Für die Auszählung werden Teams gebildet und gebrieft, damit die Wahl glatt läuft. Vorabendprogramm Alles erledigt? Mitnichten: Für die nicht an der Mitgliederversammlung Teilnehmenden ist noch synchron dazu ein Vormittagsprogramm auf die Beine zu stellen. Außerdem wartet der Vorabend noch auf seine Gestaltung. „Ein Abend auf dem Rhein“ soll das Motto sein – ein Schiff wird gechartert und ein kostenloser Shuttleservice engagiert. Wie bei den anderen Veranstaltungen auch ist das Catering gefragt: Zum „Networking am Vorabend“ gibt´s ein schickes Abendessen. Für den Vormittag findet sich ebenfalls ein attraktives Angebot: „Weg der Demokratie – Rundgang durch das ehemalige Regierungsviertel“ lautet der Titel einer eineinhalbstündigen Führung, die der iGZ organisiert hat. Noch was vergessen? Ach ja, die beiden Banner links und rechts des Rednerpults: Überraschung… Wolfram Linke 14 15

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