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Ausgabe 4/2010:

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ERFAHRUNGEN WEITERGEBEN!

ERFAHRUNGEN WEITERGEBEN! BEHINDERTE IN DER ZEITARBEIT „Erst war es nur ein Versuch, aber es funktioniert wider Erwarten so gut, dass wir das elektronische Archivieren von papiernen Dokumenten nun auch anderen Unternehmen anbieten“, freut sich Dr. Klaus Enders, der bei Stegmann ein ungewöhnliches Projekt ins Leben gerufen hat. „Erst war es nur ein Versuch, aber es funktioniert über Erwarten so gut, dass wir das elektronische Archivieren von papiernen Dokumenten nun auch anderen Unternehmen anbieten“, freut sich Dr. Klaus Enders, der bei Stegmann ein ungewöhnliches Projekt ins Leben gerufen hat. Im September 2009 starteten in Weiden zunächst sechs schwer behinderte Mitarbeiter mit unternehmensinternen Unterlagen. Nun erfassen 14 behinderte Mitarbeiter sämtliche Dokumente des Unternehmens elektronisch. „Damit sparen wir jede Menge Lagerplatz samt Kosten, und die Daten sind bundesweit jederzeit in allen Niederlassungen verfügbar“, nennt Enders zwei Vorteile. „Wir wollten einen regionalen Impuls setzen und haben uns deshalb gezielt für das eher strukturschwache Randgebiet entschieden“, erläutert er den Schritt nach Weiden in der Oberpfalz. Auch wegen des Projektes erfüllt Stegmann als erstes größeres Zeitarbeitsunternehmen ab 2011 die 2-Prozent-Quote. „Elektronische Archivierung eignet sich für alle Formen von Behinderung – außer Blindheit.“ Und: „Sie können es besser als andere“, weiß Enders inzwischen: Das Projekt genießt hohes Ansehen innerhalb der Firmengruppe. Das Team ist perfekt eingespielt: Im 14-tägigen Rhythmus, erläutert Mitarbeiter Johann Ernstberger, werden neue Unterlagen in verschließbaren Alu-Boxen angeliefert. Nach der Vollständigkeitsprüfung werden die Akten – in Ordnern oder Hängeregistern – eingelager t. „Da nach“, ergä nzt IT-Exper te Thomas Scharbauer, „erfassen wir die Schriftstücke und lesen sie elektronisch ein. Dabei ist es wichtig, den jeweiligen Dokumententyp festzulegen – insgesamt gibt es 13, wie etwa Bewerbungen, Zeugnisse oder Bescheinigungen. „Wir scannen in schwarz-weiß“, erläutert Scharbauer. Der Zeitaufwand ist unterschiedlich – es kommt jeweils auf die Größe der Papiere und ihren Zustand an. Bei der Arbeit gilt das Vier-Augen-Prinzip: nach dem Scannen vergleicht ein anderer Mitarbeiter jedes erfasste Dokument mit dem Original, um Fehler auszuschließen. Erst danach erfolgt endgültig die Freigabe und Speicherung. Die Akte gilt damit als dokumentensicher im Sinne des Gesetzes. Jeder Mitarbeiter hat vorab die Datenschutzrichtlinien unterschrieben: „Kundendaten bleiben immer beim Kunden“, betont Enders. 2011 richte man sich mit dem Angebot an kleinere und mittlere Unternehmen wie etwa Ingenieurbüros, Arztpraxen, Anwaltskanzleien. Auch erledigt das Projekt ausgelagerte Arbeiten wie etwa Reisekostenabrechnung oder Vorkontierung. „Wir können mit mobilen Scanner-Einheiten bei Kunden direkt vor Ort arbeiten. Wir speichern die Dokumente als PDF, sodass Kunden sie bei Bedarf weiter bearbeiten können“, unterstreicht Scharbauer. Um den Erfolg ist Klaus Enders nicht bange: „Arbeiten, die Zukunft haben, Lagerraum wird immer teurer und stetig wächst der Anspruch, Daten immer und überall zur Verfügung zu haben. Und es lohnt immer weniger, einfache Bürodienstleistungen im Kernbetrieb zu belassen.“ Wolfram Linke „Wir unterstützen das Projekt mit allen uns zur Verfügung stehenden Mitteln“, versichert Regina Ram, bei der Agentur für Arbeit Weiden zuständig für die Vermittlung von Menschen mit Behinderungen. Als Stegmann mit dem Vorhaben auf die Agentur zukam, mit Behinderten Daten elektronisch zu archivieren, rannte er offene Türen ein. „In Weiden herrscht eine Arbeitslosigkeit von derzeit 4,5 Prozent, 10 Prozent davon – 464 Personen – sind schwerbehindert“, nennt sie die Größenordnung. Gerade die (Wieder-) Eingliederung dieser Gruppe sei besonders schwierig: oftmals gebe es seitens der Arbeitgeber noch sehr viele Vorbehalte und Unsicherheiten gegenüber Behinderten. Es gilt, bei der Auswahl möglicher Mitarbeiter große Sorgfalt walten zu lassen. „Damit niemand enttäuscht wird, besonders die Betroffenen selbst nicht“, nennt Regina Ram den Grund. Für das Archivierungsprojekt wurden seinerzeit 16 potenzielle Kollegen in Kleingruppen eingeladen. Deren Auswahl gründete etwa in kaufmännischem Grundwissen, Erfahrung mit EDV – aber auch eine gemischte Altersstruktur und verschiedene Behinderungsformen wurden berücksichtigt. Anfangs wurden sechs Mitarbeiter eingestellt, inzwischen sind es 14 – und die Chemie in der Gruppe stimmt. Klaus Enders freut sich über die vorbildhafte Zusammenarbeit mit der Agentur Weiden, die ihm ein gut zusammenarbeitendes, eingespieltes Team beschert hat. Auch Regina Ram zieht eine positive Bilanz: „Wir wünschen uns, dass ein solches Projekt in Weiden bleibt und überall Nachahmer findet. Man darf nie vergessen, dass das Schicksal mit einer Behinderung leben zu müssen, jeden jederzeit treffen kann.“ 12 13

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