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Ausgabe 2/2010:

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DIGITALES

DIGITALES DOKUMENTEN-MANAGEMENT OPTIMIERT ARBEITSABLÄUFE bericht DER iGZ-FRAGEBOGEN ZU ZEIT UND ARBEIT fragezeichen Unser Gastautor Axel Trompeter leitet die Entwicklung an Perso- Profiler, dem BDSGkonformen DMS für die Zeitarbeit. Straffe gesetzliche Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten, mühevolles Suchen von Zeugnissen, Lebensläufen oder der nötigen Arbeitserlaubnis. Ausufernde Berge von Bewerberunterlagen, deren Kopien und eine Heerschar von gelben Haftnotizen: All das sind erhebliche Stör-, Qualitätsverlust- und Kostenfaktoren in der Personalvermittlung. Trotzdem zögern die meisten Zeitarbeitsunternehmer Ihre Bewerbungen zu digitalisieren und auf Dokumenten-Management-Systeme (DMS) zu wechseln. Angst vor hohen Einstiegskosten, großem Mehraufwand oder mangelnder Akzeptanz bei den Mitarbeitern halten Unternehmen ab, ihre Bewerberunterlagen zeitgemäß und effizient zu verwalten. Selbst kleine Unternehmen benötigen in der Regel 25 Bewerber um einen Facharbeiter in einem Kundenunternehmen zu platzieren. Angenommen jede dieser Bewerbungen hätte 15 Seiten, sind das 375 Seiten. Bei 50 Zeitarbeitnehmern dann 18.750 Seiten. Bewerbungen erreichen die Unternehmen per Post, über online Portale, die eigene Webseite oder per E-Mail. Diese werden dann gedruckt, kopiert und an die zuständigen Disponenten verteilt. So entstehen unterschiedliche Versionen einer Bewerbung und es entwickeln sich mit Haftnotizen, Textmarkern und handschriftlichen Notizen unterschiedliche Wissensstände zu ein und derselben Bewerbung. Laut einer Studie der International Data Corporation (IDC) wird jedes Dokument im Schnitt fünfmal vervielfältigt. Im Beispiel von oben wären das bereits knapp 100.000 Ausdrucke. Moderne Scanner digitalisieren bis zu 240 A4-Seiten in der Minute. Alle Disponenten haben Zugriff. Auch die Einbindung der eigenen Web-Seite oder Bewerbungen per E-Mail stellen keine Herausforderung dar. Moderne DM-Systeme sind in der Lage den Volltext einer Bewerbung intelligent, nachhaltig und leistungsstark zu erfassen. OCR-Software erkennt den Text und Datencontainer nehmen Text-, Bild und OCR-Metadaten auf. Ähnlich einer Suche im Internet, können Unternehmen mit solchen Systemen selbst riesige Datenbestände in Sekundenbruchteilen durchsuchen. Ist das passende DMS gefunden, ist der Disponent jederzeit in der Lage diese Fülle von Informationen nach Stichworten zu durchsuchen und kann sofort am Telefon mitteilen, ob ein passender Kandidat im Pool ist. Bewerbungen sind sehr persönliche Dokumente und unterliegen dem Datenschutz (§9 BSDG). Zeitarbeitsunternehmer stehen dafür gerade, dass diese Daten (und eventuelle Kopien) nicht in falsche Hände geraten. So lassen sich in DM-Systemen Funktionen für den Ausdruck oder den PDF-Export sperren oder nur für einige wenige Nutzer freigeben. Alle Mitarbeiter können weiterhin freigegebenen Daten lesen und verwalten. Zusätzlich werden alle Zugriffe rechtskonform protokolliert (Anhang Nr. 5 /§9 BDSG). In DM-Systemen können Kommentare, digitale Haftnotizen und Textmarker gesetzt werden. Zudem bieten digitale Verweise die Möglichkeit, Dokumente untereinander zu verknüpfen. DM- Systeme bieten die Information aus diesen Bewerbungen und helfen die immer komplexeren, rechtlichen Anforderungen des Datenschutzes zu gewährleisten. Axel Trompeter Zeit und Arbeit – ein Begriffspaar voller Gemeinsamkeiten und Gegensätze. Die Ansichten wechseln nicht nur mit dem Zeitgeist, sondern variieren auch individuell sehr stark: Wieso erscheint eigentlich „Arbeitslosigkeit“ als bedauernswert, während „Zeitlosigkeit“ geradezu als Prädikat gilt? Mit unserem Fragezeichen geben wir Menschen, die in der Arbeitswelt etwas zu sagen haben, die Möglichkeit, ihre individuelle Sicht auf Zeit und Arbeit zu schildern. Den berühmten FAZ-Fragebogen, „den der Schriftsteller Marcel Proust in seinem Leben gleich zweimal ausfüllte“, haben wir als Anstoß genutzt. Heute: der Präsident des Bundesrates und Bürgermeister der Freien Hansestadt Bremen – Jens Böhrnsen (SPD). 1. Für Einstein war die Zeit relativ. Was bedeutet für Sie Zeit? Zeit ist wertvoll, unwiederbringlich. Selbstbestimmte Zeit ist ein überaus kostbares Gut. 2. Können Sie sich noch an Ihren ersten Arbeitsplatz erinnern? Sehr gut. 1977 habe ich als Richter begonnen, ein ausgesprochen schöner Beruf, in dem ich sehr gern gearbeitet habe. 3. Eine Armbanduhr … a) ... ist ein modisches Accessoire. b) ... ist mein Schrittmacher. c) ... ist ein notwendiges Übel. d) ... trage ich nicht. Ein notwendiges Accessoire. 4. Welche Arbeit macht Ihnen am meisten Spaß? Unterschiedlich, manchmal ist es die intensive Begegnung mit Menschen, manchmal ist es das konzentrierte Aktenstudium, manchmal das fruchtbare Beratungsgespräch und die Diskussionen mit meinen Kolleginnen und Kollegen. 5. Was denken Sie, wenn Sie die Bemerkung „keine Zeit“ hören? Dass ich heute sehr viel mehr Verständnis für diese Äußerung habe und dass ich hoffe, nie ungerecht und zu Unrecht „keine Zeit“ zu haben. 6. Wie sehen Sie den Zusammenhang zwischen Leben und Arbeit? Es ist schön, wenn die Arbeit als sinnvoll verbrachte Zeit empfunden wird, Teil eines erfüllten Lebens ist. 7. Wenn Zeit käuflich wäre … Gut, dass sich diese Frage nicht stellt. 8. Die Physik definiert Arbeit als Kraft mal Weg. Was überwiegt bei Ihnen: Die Kraft oder der Weg? Die Kraft, den Weg zu gehen … Jens Böhrnsen ANZEIGE Andere sagen – wir tun! E S Softwarelösung für Personaldienstleister: innovativ, web-basierend, modular, integriert, flexibel. 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